Waar let je op bij een offerte voor een vergadering?

//Waar let je op bij een offerte voor een vergadering?

Het vinden van een inspirerende locatie is niet altijd gemakkelijk. Helemaal als je met een budget werkt, wil je voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan. Wat zijn de kleine lettertjes waar je op moet letten bij een offerte voor een vergadering?

BTW

Is deze inclusief of exclusief? Hotels geven over het algemeen alle prijzen inclusief BTW, maar bij vergaderlocaties of evenementenlocaties zonder hotel is de kans groot dat je prijzen exclusief BTW ontvangt. Of dat alle prijzen inclusief BTW zijn, maar de prijs van de zaalhuur exclusief BTW. Op een zaalhuur van €2000 is dit een aardig bedrag!

Wijzigen van het aantal personen

Het aantal personen kan nogal wisselen. Uitnodigingen worden meestal pas verstuurd wanneer de locatie bekend is, dus op het moment van aanvragen is het definitieve aantal personen meestal nog niet bekend. Bekijk wat de kosten zijn voor annuleren en tot wanneer je het definitieve aantal personen door kan geven. Op het moment van bevestigen kun je net iets lager inzetten, meer personen is meestal geen probleem om tot 1 week voor aankomst door te geven. Kijk ook naar hoeveel personen er maximaal aanwezig kunnen zijn, zonder dat er een andere (wellicht duurdere) zaal nodig is.

Welke zaal wordt aangeboden

Het kan verraderlijk zijn, een foto van een prachtige zaal in de offerte. Je ziet jezelf hier al helemaal zitten. Helaas hebben sommige locaties een standaard lay-out van de offerte waardoor het voor kan komen dat je net in een zaal in de kelder terecht komt. Wil je toch die mooie zaal op de foto? Dan hangt er een ander prijskaartje aan.

Welke tijden staan in de offerte voor een vergadering?

Veel locaties werken met kosten per dagdeel. Mocht je een vergadering van 4 uur hebben en deze plannen van 11.00 – 14.00 dan neem je bij sommige locaties twee dagdelen in beslag. Daar betaal je dus voor en dat is zonde. Wellicht is het mogelijk de vergadering in zijn geheel te verplaatsen naar de ochtend of middag. Op deze manier betaal je maar voor één dagdeel zaalhuur.

Staat écht alles erin?

Ook al vraag je alles nog zo goed aan bij de locatie, soms wordt er iets over het hoofd gezien. Check dus altijd even of echt alles wat je nodig hebt in de offerte staat om onverwachte kosten te voorkomen. Zijn bijvoorbeeld beamer, scherm, flipover, microfoon en technische assistentie inbegrepen? Worden er kosten gerekend voor het parkeren? Zijn koffie, thee, water en wat lekkers voorzien voor de gehele dag? Zijn er posten op basis van nacalculatie vermeld?

Onderhandelen

Als laatste tip: onderhandelen kan bijna altijd. Er zijn maar weinig locaties die meteen hun allerscherpste voorstel op tafel leggen. Denk bijvoorbeeld aan een korting op de zaalhuur, kosteloos parkeren of een aantal gratis upgrades naar luxere hotelkamers voor de sprekers of de organisatie.

Offerte voor een vergadering ontvangen?

Heb je eigenlijk geen tijd (of zin) om hier mee aan de slag te gaan? Goed nieuws, dit doen wij graag voor je! Wij zoeken geheel kosteloos locaties, pluizen de offertes uit, onderhandelen en maken uiteindelijk één overzichtelijke offerte met drie locaties. Zo kun je in één oogopslag zien welke locatie het meest geschikt is.

2018-02-21T11:59:30+00:00

About the Author:

Laat de juiste locatie snel en kosteloos voor je vinden! HMC Reservations zoekt, vindt en regelt de locatie die aan alle wensen voldoet. Of het nu gaat om een hotelkamer, vergaderlocatie of congreszaal, wij kennen de locaties van binnen en buiten. Onze service is altijd kosteloos.